利益率を上げる！オフィスの経費削減アイデアと失敗しない進め方

経費を削減したいけど、どこから手をつければいいか分からない

——そんな悩みを抱えていませんか？

オフィス運営では、家賃・光熱費・通信費・消耗品費など、多岐にわたる固定費と変動費が発生します。

初めて経費削減に取り組む場合、「削ってはいけないコスト」と「削減すべきコスト」の区別がつかず、場当たり的な対応になりがちです。

この記事では、オフィス経費の全体像を把握し、業務効率や従業員満足度を損なわずに利益率を改善する方法を、判断基準・優先順位・具体的アイデアとともに解説します。

オフィス経費の全体像と削減余地の見つけ方

オフィス経費の構成要素と、どこに削減余地があるかの判断をできるようになりましょう！
それを知ると「何から手をつければいいか分からない」状態から、優先順位をつけて取り組める状態になります。

オフィス経費の主要カテゴリ

オフィス経費は、大きく以下の5つに分類されます。

カテゴリ	主な項目	特徴
固定費（不動産関連）	家賃、共益費、駐車場代	金額が大きく削減効果も大。ただし契約変更に時間がかかる
固定費（通信・IT）	インターネット回線、電話、サーバー費用、SaaS利用料	プラン見直しで即効性あり。複数契約の統合で割引が狙える
光熱費	電気、ガス、水道	使用量削減と契約プラン変更の両面でアプローチ可能
消耗品費	文具、コピー用紙、トナー、清掃用品	単価は小さいが、購入方法の見直しで5〜15%削減可能
その他運営費	複合機リース、福利厚生費、郵送費	利用実態と契約内容のズレを探す

削減余地の見つけ方（3ステップ）

ステップ1：過去12ヶ月の経費を上記5カテゴリに分類する

• 会計ソフトやクレジットカード明細から、月別・カテゴリ別に集計
• エクセルやスプレッドシートで簡易的にまとめるだけでOK

ステップ2：「売上高比率」と「前年比」を確認する

• 各カテゴリが売上高の何%を占めているかを計算
• 一般的な目安：家賃5〜10%、通信費1〜3%、光熱費1〜2%、消耗品費0.5〜1%
• 目安を大きく超えている項目は削減余地あり

ステップ3：「契約内容と実態のズレ」を洗い出す

• 使っていないSaaS契約はないか？
• 必要以上に高速な回線を契約していないか？
• 印刷枚数が減っているのに複合機のカウンター料金が高いままではないか？

経費削減とは「すべてのコストを一律10%カット」のようになんでも削減すればいいということではありません。

削減余地の大きい項目に集中し、削ってはいけないコストは維持をしなければいけません。

一律カットは現場の不満と業務停滞を招きます。

オフィスの経費削減は「固定費」から見直すのが基本

難しいことを考えずに経費削減をするのであれば「固定費」から見直してください。

経費を「固定費」と「変動費」に分け、優先して取り組むべき領域を解説します。

定義と前提

• 固定費： 売上や業務量に関わらず毎月一定額発生する費用（オフィスの賃料、基本料金ベースの光熱費・通信費、リース料など）
• 変動費： 業務量や活動量に応じて変動する費用（消耗品費、交通費、接待交際費、残業代など）

判断軸（優先順位）

• 第1優先「固定費の見直し」： 契約プランの変更や業者の切り替え。一度の手続きで永続的に効果が出ます。
• 第2優先「IT化による変動費の削減」： ペーパーレス化やWeb会議の導入。初期投資が必要な場合がありますが、長期的には業務効率化と経費削減を両立できます。
• 第3優先「日々の節約活動」： こまめな消灯や裏紙の利用。社員への啓蒙が必要で、効果は少額になりがちです。

目に見えやすい「コピー用紙の削減」や「文房具の節約」などから始めがちです。

しかし、これらは労力の割に効果が薄く、社員に「ケチくさい」という不満を持たれる原因になります。

まずは経営層や総務主導で完結できる「プラン変更」や「相見積もり」といった固定費の削減から着手してください。

削ってはいけない経費と削減可能な経費の見極め方

削減すると逆効果になる経費を見ていきます。

コスト意識が高すぎるために削ってはいけない経費を削減してしまい、「削りすぎて業務が回らなくなった」という失敗を回避できます。

削ってはいけない経費

以下のいずれかに該当する場合、削減は慎重に検討しましょう！

①業務継続に直結するコスト

• インターネット回線の帯域（ビデオ会議が頻繁な場合）
• 基幹システムのサーバー費用
• セキュリティソフト・バックアップサービス

②法令・契約で義務化されているコスト

• 労働安全衛生法に基づく健康診断費用
• 個人情報保護法に対応したセキュリティ対策
• 顧客との契約で定められたサービスレベル（SLA）維持費用

③従業員の健康・安全に関わるコスト

• 空調設備の維持費（熱中症・体調不良のリスク）
• 防災用品・AED
• 衛生用品（トイレットペーパー、石鹸など）

④削減効果よりも悪影響が大きいコスト

• 従業員のスキルアップ研修費（長期的な生産性低下）
• 顧客対応品質に影響する電話回線（クレーム増加リスク）

削減可能な経費の特徴

以下の特徴を持つ経費は、削減しても業務への影響が小さい傾向にあります。

契約プランと実態が乖離している

100名分のSaaSライセンスを契約しているが、実際の利用者は60名

代替手段が存在する

郵送をメールにする、紙の資料→PDFにするなどです。

過剰なスペック・品質

社内資料を高級コピー用紙で印刷するなどです。

惰性で続けている契約

使われていない福利厚生サービスなどです。

判断に迷った場合の3つの質問

以下の質問に答えることで、削減の可否を判断できます。

この経費がゼロになったら、業務は何日以内に停止するか？

1週間以内なら「削ってはいけない経費」の可能性が高い

この経費を削減したら、顧客満足度や従業員満足度はどう変化するか？

明確に低下するなら慎重に。変化なしor向上なら削減候補

削減による年間効果額は、リスク対策コストを上回るか？

削減額が小さく、リスクが大きい場合は優先度を下げる

固定費削減の具体的アイデア

固定費削減は削減効果が大きく、継続的に利益率改善につながりやすいです。
初心者でも取り組みやすく、年間数十万〜数百万円の削減が見込める可能性があります！

オフィス賃料の見直し（削減効果：年間50万〜500万円規模）

①オフィス縮小・移転

• リモートワーク導入で出社率が50%以下なら、フリーアドレス制にして面積を削減
• 賃料相場：都心（坪単価2〜4万円）→郊外（坪単価0.8〜1.5万円）への移転で、30〜50%削減可能な場合も
• 注意点：移転費用（敷金・礼金・引っ越し代）は賃料削減額の1〜2年分かかることが多い。投資回収期間を計算する

②賃料交渉

• 同じビル内で空室が増えている場合、管理会社に賃料減額を打診
• 交渉タイミング：契約更新の3〜6ヶ月前
• 成功率を上げるコツ：「長期契約延長とセットで減額」を提案

③シェアオフィス・コワーキングスペースへの切り替え

• 従業員5名以下の小規模オフィスなら、月額3〜10万円の固定席で済む場合も
• 光熱費・清掃費・インターネット代込みのプランが多く、管理負担も削減

この場合は移転先の立地が悪く、従業員の通勤時間が増加して離職率上昇しまう可能性もあります。

またシェアオフィスの場合は機密情報の取り扱いにも注意が必要です。

移転前に従業員へのアンケートで通勤許容範囲を確認したり、機密性が必要な業務は、個室会議室のあるシェアオフィスを選ぶようにしましょう！

通信費の最適化（削減効果：年間10万〜100万円規模）

①インターネット回線プランの見直し

• 利用実態の確認：業務時間帯の帯域使用率が50%以下なら、下位プランに変更可能
• 法人向け光回線の相場：100Mbps〜1Gbpsで月額5,000〜15,000円
• 複数拠点がある場合、VPN統合で回線数を削減

②電話契約の見直し

• 固定電話の利用頻度が低い場合、IP電話（月額1,000〜3,000円）やクラウドPBX（月額3,000〜1万円）に切り替え
• 携帯電話の法人契約：大手キャリア→格安SIM（MVNO）で、1台あたり月額2,000〜5,000円削減可能

※通話品質や対応エリアを事前に確認しましょう！。営業職など外出が多い場合は慎重に検討しましょう。

③SaaS・クラウドサービスの整理

• 全社員分のアカウント棚卸：退職者のアカウント削除、重複ツールの統合
• 年間契約への切り替え：月額契約より10〜20%安くなるケースが多い
• 例：ビジネスチャット、プロジェクト管理ツール、ストレージサービスで機能が重複している場合、1つに統合

契約内容の見直しをして、格安SIMで通信速度が遅くなり、外出先での業務に支障を出してしまったら意味がありません。

プラン変更前に、試用期間のあるサービスでテスト運用をしたり、一部の従業員（営業職など）のみ大手キャリアを維持し、内勤職は格安SIMという使い分けも検討しましょう！

複合機・リース契約の見直し（削減効果：年間5万〜30万円規模）

①カウンター料金プランの変更

• 印刷枚数が契約時の想定より大幅に減っている場合、下位プランに変更
• カウンター料金の相場：モノクロ1〜3円/枚、カラー10〜20円/枚
• ペーパーレス化が進んでいるなら、リース契約満了時に買い切り型の小型プリンターに切り替え

②複合機の台数削減

• 各フロア・各部署に1台ずつ設置しているが、実際の稼働率が低い場合は集約
• 目安：従業員10〜20名あたり1台で十分なケースが多い

リース契約の中途解約で違約金が発生しないように、リース契約は満了タイミングで見直すようにしましょう！

契約最適化による経費削減

電気・ガス・光熱費など既存の契約内容を見直すだけで実現できる、比較的手軽な削減方法をご紹介します

大規模な設備投資や業務フローの変更なしに、年間10〜50万円規模の削減が可能になります。

電力契約の見直し（削減効果：年間5万〜50万円規模）

①電力会社の切り替え（新電力への乗り換え）

2016年の電力自由化以降、オフィス向けに様々な料金プランが登場しています。

従来の大手電力会社から新電力に切り替えると、5〜15%程度安くなる場合もあります。

もし検討される際は契約時に「基本料金」「従量料金」「燃料費調整額」「再エネ賦課金」の内訳を確認してください。

変動しやすい情報のため、契約前に複数社の見積もりを取り、最新の料金表を確認してください。

②料金プランの変更

同じ電力会社内でも、「従量電灯プラン」「低圧電力プラン」「時間帯別プラン」など複数のプランがあります。

夜間・休日の電気使用量が多い場合、時間帯別プランで割安になることもあります。

契約期間の縛りがあり、短期間での解約で違約金が発生する場合があるので、契約書の「最低利用期間」「解約金」の項目を事前に確認しましょう！

保険契約の見直し（削減効果：年間3万〜20万円規模）

①火災保険・賠償責任保険の補償内容見直し

• 過剰な補償がついていないか確認（例：災害リスクの低い地域で水災補償をつけている）
• 複数の保険会社で相見積もりを取り、同条件で最も安い保険を選ぶ
• 団体保険（商工会議所・業界団体経由）を利用すると、個別契約より10〜20%安くなる場合も

②自動車保険（社用車がある場合）

• 使用頻度が低い社用車は、走行距離連動型の保険に切り替え
• 安全運転記録があれば、等級アップによる割引を活用

消耗品の購入方法見直し（削減効果：年間5万〜30万円規模）

①まとめ買い・定期購入による割引

• コピー用紙・トナー・文具などは、まとめ買いで5〜10%割引になることが多い
• 消費スピードが安定している消耗品は、定期購入契約で単価を下げる

②購入先の見直し

• 町の文具店→法人向け通販サイト（例：アスクル、たのめーるなど）で、20〜30%安くなる場合も
• 複数の通販サイトで価格比較し、最安値を選ぶ

③汎用品・PB商品への切り替え

• 特定メーカーにこだわる必要がない消耗品は、汎用品やプライベートブランド（PB）商品に切り替え

大手メーカーのボールペン→通販サイトのPB商品で、単価が半額になるケースもあります。

運用改善で実現する経費削減

日常業務の運用を改善することで実現できる経費削減の方法をご紹介します。
大きな初期投資なしに、年間5〜30万円規模の削減と、長期的な体質改善の両方が実現できます。

ペーパーレス化（削減効果：年間5万〜20万円規模）

①社内文書の電子化

• 紙の稟議書→電子承認システム（無料〜月額数千円のクラウドサービスあり）
• 会議資料の印刷→タブレットやノートPCで閲覧
• 削減できるコスト：用紙代、印刷代、保管スペース、廃棄コスト

②外部とのやり取りの電子化

• 請求書・納品書の電子化（PDF発行）
• 郵送→メール/クラウドストレージ共有で、切手・封筒代・郵送作業時間を削減

従業員が「紙の方が見やすい」「慣れている」と抵抗や取引先が電子化に対応していない場合があります。

それらに対応するために

• 一部の業務（例：社内会議の資料）から段階的に導入していく
• 電子化のメリット（検索性向上、テレワーク対応）を丁寧に説明する
• 取引先には強制ではなく、「電子化にご協力いただけると助かります」と少しずつ依頼をしていく。

省エネ活動（削減効果：年間3万〜15万円規模）

①照明のLED化

• 蛍光灯→LED照明で、電気代が50〜70%削減可能
• 初期費用：1灯あたり3,000〜10,000円（工事費込み）
• 投資回収期間：2〜4年程度

②空調の適温設定

• 夏28℃、冬20℃を目安に設定（環境省の推奨値）
• 設定温度を1℃変えるだけで、電気代が約10%変動すると言われる

③不使用時の電源オフ徹底

• 退社時にパソコンの電源をシャットダウン（スリープではなく）
• 休憩室・会議室の照明をこまめに消す

在庫管理の最適化（削減効果：年間3万〜10万円規模）

①消耗品の在庫削減

• 「発注点管理」を導入：在庫が一定数を切ったら発注するルールを設定
• 過剰在庫を減らすことで、保管スペース・廃棄コスト・資金繰りが改善

②賞味期限・使用期限がある備品の管理

• 飲料・お菓子（来客用）、救急用品、電池などは定期的に棚卸
• 期限切れによる廃棄を防ぐため、「先入れ先出し」を徹底

経費削減でよくある失敗パターンと回避策

経費削減で失敗しやすいパターンと、その対策をご紹介します。

①一律○%カットで現場が疲弊

経営層が「全部署一律10%削減」を指示し、削減余地がない部署まで無理な削減を強いられてしまった例です。

その結果として

• 必要な消耗品が不足し、業務効率が低下
• 従業員のモチベーション低下、離職率上昇
• 結果的に採用コスト・教育コストが増加し、削減効果を相殺

が発生しました。

「削減不可項目」を明確にし、それ以外で目標達成を目指すのが望ましいです。

②短期的な削減で長期的な損失

研修費・広告費・設備メンテナンス費など、将来への投資を削減をしました。

その影響から以下の現象が起こりました。

• 従業員のスキルが陳腐化し、生産性が低下
• 設備故障で突発的な修理コストが発生
• 新規顧客獲得が滞り、売上減少

削減項目は「効果測定期間」を設定し、3ヶ月〜半年後に影響を評価してから判断をするようにして、長期的な投資対効果（ROI）が見込める費用は、削減対象から除外しましょう！

③従業員への説明不足で不信感

経営層が一方的に経費削減を通達し、理由や目的を説明をしなかったり、「とにかく経費を減らせ」「残業をするな」と現場に丸投げし、具体的な仕組みを提供しないケースです。

削減の目的（例：利益率改善、投資資金の確保）を明確に説明し、削減によって浮いた資金の使い道（例：ボーナス原資、新規事業）を共有して周囲の信頼を獲得しましょう。

経費削減を社内に定着させるための3ステップ

経費削減を計画的に進めるための具体的なステップをご紹介します。
「何から始めればいいか」が明確になり、成果を出せる道筋が見えます。

ルール化と定期的な振り返り

「退社時は必ず特定の電源を落とす」「備品購入は月1回の申請制にする」など、無理のないルールを設定します。

月に一度、削減効果を社内にフィードバックし、モチベーションを維持します。

現状の可視化と目標設定

まずは過去1年間の経費データを集計し、「何にいくら使っているか」を可視化します。

「今年度は通信費を10%削減する」といった、具体的で現実的な目標を定めます。

目的とメリットの社内共有

経費削減の目的が「利益を出して社員に還元するため」「新しい設備投資に回すため」であることを透明性をもって説明します。

まとめ

オフィスの経費削減は、「固定費の見直し」→「契約の最適化」→「運用改善」の順で進めることで、業務への影響を最小限に抑えながら、年間10〜30%のコスト削減が実現できます。

重要なポイントは5つあります。

削減の優先順位を明確にする

削減効果が大きく、実現難易度が低い項目（家賃・通信費・複合機契約）から着手しましょう。

削ってはいけない経費を見極める

業務継続、従業員の健康・安全、法令遵守に関わる経費は、安易に削減しないこと。

段階的に実行し、効果測定する

一度に多くの施策を実行せず、1〜2週間ごとに導入。毎月効果を測定し、問題があれば柔軟に見直します。

従業員の理解と協力を得る

削減の目的・メリットを丁寧に説明し、現場からの改善提案も募ることで、協力を得やすくなります。

長期的な視点を持つ

短期的な削減で将来の投資（研修・設備メンテナンス・広告）を削りすぎないよう注意が必要です。

利益率改善は、売上を上げることだけでなく、コストを適正化することでも実現できます。

この記事の内容を参考に、まずは小さな一歩から始めてみてください。

よくある質問

Q1. 経費削減の効果が出るまでに、どのくらいの期間がかかりますか？

A： 施策によって異なりますが、以下が目安です。

• 即効性あり（1〜3ヶ月）： SaaSアカウント削除、電力会社切り替え、消耗品のまとめ買い
• 中期（3〜6ヶ月）： 複合機プラン変更、通信費プラン見直し、ペーパーレス化
• 長期（6ヶ月〜1年以上）： オフィス移転、LED照明への切り替え（投資回収期間含む）

段階的に施策を組み合わせることで、継続的に効果を積み上げることが重要です。

Q2. 従業員から「経費削減で業務がやりにくくなった」と不満が出た場合、どう対処すればいいですか？

A： 以下のステップで対処します。

1. 具体的な不満点をヒアリング： どの業務のどの部分で困っているかを明確にする
2. 削減施策の見直し： 業務効率が著しく低下している場合は、一部施策を元に戻すか代替案を検討
3. 代替ソリューションの提案： 例えば、印刷枚数を減らす代わりにタブレットを貸与するなど
4. 削減の目的を再説明： 浮いた資金の使い道（ボーナス原資、設備投資など）を共有し、理解を得る

重要なのは、一方的に押し付けるのではなく、従業員の意見を聞きながら調整することです。

Q3. 小規模オフィス（従業員5名以下）でも、大きな削減効果は見込めますか？

A： 見込めます。小規模オフィスは削減の絶対額は小さいですが、売上高に対する削減率は高くなりやすいです。

• シェアオフィスへの切り替え（家賃・光熱費・管理費込み）
• 格安SIMへの乗り換え（1台あたり月2,000〜5,000円削減）
• SaaSの個人プラン→小規模法人プラン（機能は変わらず安くなる場合も）
• 消耗品の通販一本化

年間20〜50万円の削減でも、小規模事業では利益率に大きく影響します。

Q4. 経費削減を始める前に、何を準備すればいいですか？

A： 以下の3つを準備してください。

1. 過去12ヶ月の経費データ： 会計ソフトや請求書から、月別・項目別に集計
2. 現在の契約書類： オフィス賃貸契約、通信契約、保険契約など。解約条件・更新時期を確認
3. 従業員へのアンケート（任意）： 「削減しても困らない経費」「削減されると困る経費」を事前に聞いておくと、スムーズに進められます

これらが揃っていれば、現状把握から優先順位づけがスムーズになります。

Q5. 経費削減によって、取引先や顧客にマイナスの影響が出ることはありますか？

A： 適切に進めれば影響は出ませんが、以下のケースでは注意が必要です。

影響が出るリスクのある削減

• 電話回線の品質低下で、顧客対応が遅れる
• 郵送→メール切り替えを一方的に進め、高齢の取引先が対応できない
• 来客用の飲料・お菓子を極端に減らし、おもてなしが不十分になる

対策方法としては

• 顧客対応に直結するコスト（電話・接客）は慎重に判断
• 取引先への切り替え依頼は、事前に了承を得る
• 来客頻度が高い場合、最低限のおもてなしは維持

「経費削減によって顧客満足度が下がった」という事態は避けるようにしましょう！

Q6. 経費削減の目標は、どのように設定すればいいですか？

A： 以下の3ステップで設定します。

1. 現状の経費総額を把握： 年間の固定費・変動費の合計額
2. 業界平均または自社の過去実績と比較： 売上高に対する経費比率を計算
3. 達成可能な削減率を設定： 初年度は5〜15%、翌年以降は3〜10%を目安に

目標設定の例

• 売上1億円、経費3,000万円（経費率30%）の企業の場合
• 初年度目標：経費を10%削減 → 年間300万円削減、経費率27%へ
• 重点施策：オフィス賃料100万円削減、通信費80万円削減、光熱費50万円削減、その他70万円削減

無理のない目標を設定し、達成できたら次のステップに進むのが理想です。

Q7. 経費削減と同時に、売上を上げる施策も進めるべきですか?

A： 理想的には両方進めるべきですが、リソースが限られている場合は優先順位をつけます。

経費削減を優先するべき場合

• 売上は安定しているが、利益率が低い（経費率が高い）
• キャッシュフローが厳しく、短期的なコスト削減が必要
• 固定費が過剰で、売上の増減に関わらず圧迫している

売上向上を優先するべき場合

• 経費率が既に適正範囲内（売上高の20〜30%程度）
• 市場が成長期で、投資すれば売上増が見込める
• 顧客満足度が高く、リピート率・紹介率が伸びている

Q8. 経費削減の成果を、どのように社内で共有すればいいですか？

A： 以下の方法で、定期的に共有することをお勧めします。

1. 月次レポートの作成： 削減額・削減率・累計効果をグラフで可視化
2. 社内ミーティングで報告： 「今月は電気代が15%削減できました」など具体的な数字を共有
3. 成果を従業員に還元： 目標達成時に、感謝の意を伝える、または浮いた資金の一部を福利厚生に充てるなど
4. 改善提案を募集： 「他にこんな削減アイデアはありませんか？」と現場の意見を吸い上げる

成果を共有することで、従業員のモチベーションが上がり、継続的な協力を得やすくなります。